— это способ заключения договоров, предполагающий выбор партнера на конкурсной основе. Победитель конкурса, доказавший клиенту (то есть фирме-организатору тендера), что он способен наилучшим образом выполнить его требования, получает эксклюзивное право заключить договор с клиентом. Чтобы выиграть тендер, необходимо преподнести материал так, чтобы заинтересовать клиента. Важно определить, кто будущие клиенты и направить действия на выполнение этих требований.
Существует 23 правила, которым необходимо следовать при предоставлении документов.
(Внимание! К государственным тендерам в России многие из этих правил не приемлемы)
1. Чтобы выяснить их потребности, всегда следует звонить им. При звонке клиенту, следует, не только просить копию тендерного документа или лист со спецификациями, необходимо выяснить, почему они призывают к участию в тендерах, что важно для них и почему они хотят осуществить проект. Общайтесь с клиентами, узнавайте их, чтобы выяснить, что же они представляют на самом деле. Личное общение с клиентом позволит найти много информации - бесценной информации, для создания тендера.
2. Необходимо следовать формуле, которая уже проверена. Вместо того чтобы просто говорить о способности выполнить эту работу, нужно начинать с определения проблемы клиента (следует определить, почему они включили тот или иной критерий). Тогда можно будет говорить об обратной стороне этой проблемы. После того как это будет сделано, можно будет поговорить о решении проблемы, о том, как действительно собираетесь выполнить их потребности. Необходимо включить сведения о процессе, который будет использоваться. Доказательством утверждений, должно послужить включение тематических исследований, результатов, гарантий и отзывов.
3. Следует отправить им письмо с предварительным предложением. После звонков к клиентам, необходимо послать им письмо. В письме должно быть написано «благодарю Вас за предоставленную информацию» и письмо должно включать то, что заставит их хорошо относиться к тому, чего они хотят достичь. Закончить письмо нужно словами благодарности, а также написать, что вы ждете составления договора с ними. Важным фактором успеха является установление отношений с потенциальными клиентами, отношений, которые начинаются с момента, первого телефонного разговора с ними.
4. Необходимо проводить исследования. Нужно узнать все, что возможно об этой компании. Найти в Интернете информацию о компании; попросить клиентов отправить брошюры; узнать, что делают их конкуренты; узнать их задачи, культуру их компании. Все это позволит почувствовать, что важно для компании и это можно будет включить при подготовке тендерной документации.
5. Необходимо точно следовать инструкциям. Есть конкретные принципы, которых следует придерживаться при подготовке документов для правительственных тендеров. Если есть другие разделы, которые хотелось бы включить, то их можно поставить в конце тендерного документа.
6. Следует использовать графики и таблицы. Необходимо представлять данные в графическом виде, а не в текстовом формате. Включать сопоставление результатов с результатами других компаний.
7. Следует составить список ваших наиболее впечатляющих клиентов. Перечисление своих клиентов, даст потенциальному клиенту понять, как ваша компания сможет справиться с бизнесом их масштаба.
8. Необходимо предоставить список результатов, которых добились. Это докажет, что ваша компания может предложить им то же самое.
9. Нужно включить гарантии. В процессе тендера, люди могут быть очень скептичны. Они боятся не получить результатов, которых они ожидают. Следует пообещать вернуть клиенту деньги, в случае неудачи, это удалит много барьеров для сотрудничества.
10. Следует включить некоторые отзывы о вас. Когда мы говорим что-то о себе сами, то клиенты могут не поверить, но если кто-то другой говорит о нас, то, это намного эффективнее.
11. Нужно рассказать об эмоциях. Совершенно справедливо: люди покупают себе эмоции, оправдывая свои покупки логическими. Само собой разумеется, что если обращаться к эмоциям человека, то можно получить лучшие результаты.
12. Следует писать по мере того, как говорите.
13. Нужно рассказать о пользе, которую ваша компания им принесет. Людей вовсе не интересует, насколько вы профессиональны, или даже, как долго вы были в бизнесе. Они просто хотят знать, что вы собираетесь сделать для них, каким образом вы собираетесь обеспечить ожидаемые результаты, и что это будет означать для них.
14. Следует чаще использовать слово «ВЫ». Оно помогает заинтересовать человека.
15. Необходимо представлять тендерный документ профессионально. Документ, который профессионально представлен, дает почувствовать, ваш профессионализм.
16. Следует включить планы действий, чтобы ваши клиенты знали, каких действий от вас ожидать, и когда их следует ожидать. Это даст потенциальному клиенту гораздо более четкое представление о том, как вы будете осуществлять их требования.
17. Следует включить некоторые графики, чтобы ваши клиенты знали, по какой структуре работает ваш бизнес. Многие люди воспринимают визуально, и они должны увидеть вещи в форме диаграммы, чтобы понять, как это работает.
18. Следует включать корпоративный профиль вашей компании: опыт, навыки и квалификации ваших ключевых людей, вашу философию и ваши результаты.
19. Необходимо использовать имена людей в тендерных документах. Большинство людей любят, когда произносят их имя. Использование имен в документах создает мгновенную связь между вами и вашим клиентом.
20. Нужно использовать понятные шрифты при подготовке тендерных документов.
21. Необходимо подписать заявку на тендер синими чернилами. Убедитесь, что подпись разборчива. Синие чернила более приятные, чем черные чернила, и они выглядят лучше. Подпись в полном, удобном формате, создают имидж надежности.
22. Не нужно останавливаться, когда послали заявку на тендер. Это только часть вашего процесса. Необходимо разработать структуру последующей деятельности, которая включает в себя последующие письма, или серии телефонных звонков, которые предназначены для контроля и предоставления дополнительной информации, если это необходимо. Это показывает, ваше искреннее желание оказать содействие в получении достижении их целей.
23. Никогда не следует сдаваться. Если не выиграли тендер, это не значит, что компания не захочет иметь бизнес с вами когда-нибудь в будущем. Убедитесь, что держите связь с ней.
Источник информации:
Дополнительно по теме: