Где и как проставить апостиль?

Легализация документа — это совершение ряда определенных формальных процедур для придания документу юридической силы на территории другой страны. Конечной целью процедуры легализации документа, выданного на территории одного государства, является возможность его представления в официальные органы другой страны.

Виды легализации

Существует два основных вида легализации документов:

• проставление штампа Апостиль;
• консульская легализация.

Выбор вида легализации в каждом конкретном случае зависит от государства назначения документа, т.е. государства, в официальные органы которой он будет впоследствии представлен.

Проставление штампа Апостиль (иногда данную процедуру также называют упрощенная легализация или апостилирование) применяется для отправки документа в страны, присоединившиеся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, отменяющей требование консульской легализации и вводящей процедуру упрощенной легализации — проставление штампа Апостиль.

Упрощенной такая процедура называется именно потому, что, с одной стороны, апостиль документов осуществляется достаточно быстро и только одним уполномоченным органом, а, с другой стороны, документ приобретает юридическую силу на территории всех стран, присоединившихся к Гаагской конвенции.

Если же страна, в которую готовится документ, не является участником Гаагской конвенции, необходима консульская легализация. Это более сложная процедура, включающая в себя удостоверение документа в органах Министерства юстиции РФ, органах МИД РФ, а затем в консульстве страны назначения в Российской Федерации. При этом документ будет иметь юридическую силу на территории только той страны, отметка консульства которой на нем стоит.

Также выбор процедуры легализации может быть основан на типе документа, так как существует ряд документов, которые не подлежат ни консульской легализации, ни апостилированию. В основном это касается коммерческих документов: договоров, инвойсов, коносаментов, различных товарораспорядительных документов и других документов, связанных с внешнеэкономической деятельностью, и для них существует отдельная процедура — легализация документа в Торгово-промышленной палате РФ, а затем в консульстве страны назначения.

Дополнительно обратите внимание на следующие обстоятельства:

• многие государства, не являющиеся участниками Гаагской конвенции, тем не менее, в ряде случаев принимают документы, содержащие штамп Апостиль;
• иногда, в случае присоединения новой страны к Гаагской конвенции, ряд стран-участниц не признают такого присоединения и не принимают документы, исходящие из вновь присоединившейся страны и содержащие штамп Апостиль (Присоединение России к Гаагской конвенции признано всеми странами-участницами).

Внимание! В любом случае самым важным источником достоверной информации является организация, в которую, в конечном счете, документ будет представлен. Всегда выясняйте требования заранее.

Гаагская конвенция

Информацию об апостиле можно получить на сайте hcch.net (англ. и фр. язык).

Список стран-участниц Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года (информация представлена в алфавитном порядке по состоянию на 1 ноября 2005 года) можно посмотреть на сайте ywec.ru.

Штамп Апостиль

Апостиль имеет форму квадрата со стороной не менее 9 см и выглядит следующим образом:

1. Страна.

2. Настоящий официальный документ:

• был подписан (фамилия);
• выступающим в качестве;
• скреплен печатью / штампом (название учреждения).

3. Удостоверено

• в …………………….. ;
• дата;
• название удостоверяющего органа;
• за №.

4. Печать (штамп).

5. Подпись.

Документы, на которые проставляется апостиль
Апостиль проставляется как на подлинниках официальных документов, так и на копиях, засвидетельствованных в нотариальном порядке. Действие Гаагской Конвенции распространяется на:

1. Документы о гражданском состоянии:

• апостиль свидетельство о рождении (посмотреть важные моменты apostille-spb.ru);
• апостиль на свидетельство о браке;
• апостиль на свидетельство о разводе;
• апостиль на свидетельство о смерти;
• апостиль справки из органов ЗАГС.

2. Документы об образовании:

• дипломы с приложениями;
• аттестаты с приложениями.

Особые случаи:

1. Апостиль проставляется только на нотариально заверенную копию:

• свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, свидетельства ОГРН и т.д.;
• устава общества;
• документов, выданных учреждениями бывших союзных республик в составе СССР до 1 января 1992 года.

2. Апостиль проставляется на оригинал и нотариальные копии:

• заявления;
• согласия;
• справок о несудимости;
• доверенности (посмотреть важные нюансы apostille-spb.ru);
• другие документы, удостоверенные нотариусом (кроме копий с оригиналов документов, засвидетельствованных им).

В соответствии со ст. 6 Гаагской конвенции каждое договаривающееся государство самостоятельно назначает органы, которым предоставляются полномочия на проставление апостиля.

В России апостиль проставляют следующие учреждения:

• в Москве — Министерство юстиции Российской Федерации — на документах, исходящих от организаций и учреждений, непосредственно подведомственных министерству;
• в других городах — Минюсты республик в составе России, органы юстиции субъектов Федерации — на документах, исходящих от подведомственных им органов и учреждений юстиции и соответствующих судебных органов, а также на копиях документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке в той же республике, крае, области, округе, городе;
• МИД России и его консульские учреждения, а так же МВД РФ полномочиями по проставлению апостиля не наделены. Иностранные Консульские учреждения в России также не имеют полномочий своих государств по его проставлению на документах.

Если необходим апостиль в СПб на любые документы, то рекомендую обратиться в соответствующее бюро. Там в одном месте можно сделать и апостиль и перевод и нотариальное заверение. Апостиль проставляется по просьбе любого предъявителя документа непосредственно на свободном от текста месте документа либо на его обратной стороне или же на отдельном листе бумаги. Он производится путем оттиска штампа апостиля с последующим заполнением, на котором проставляется печать. Заполнение штампа апостиля совершается в соответствии с Гаагской конвенцией и Методическими рекомендациями Минюста России.

Орган, уполномоченный проставлять апостиль, на штампе апостиля проставляет печать, на которой изображен Государственный герб РФ и написано наименование органа, уполномоченного его проставлять. Иных изображений и надписей печать содержать не должна. Документы, изготовленные у нотариусов, оформляются на чистом листе бумаге. Подпись, печать или штамп, проставляемые на апостиле, не требуют никакого дальнейшего заверения или легализации.

Источники информации:

• hcch.net — полный текст конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (англ.);
• apostille-spb.ru — статья «Апостиль на свидетельстве о рождении / браке? На копии или оригинале?»;
• ywec.ru — статья «Апостиль документов и консульская легализация в СПб»;
• apostille-spb.ru — статья «Апостиль на доверенность».

Полезные ссылки:

• perevesti.by — где и как поставить апостиль в Беларуси.