Как правильно написать объяснительную записку?

Объяснительная записка — один из видов деловой переписки внутри учреждения или компании. Объяснительная записка является документом, который содержит объяснения причины какого-то события, поступка, факта либо сопровождает основной документ и содержит пояснения его отдельных положений. При составлении объяснительной записки необходимо придумать убедительный и содержательный текст.

Предназначена объяснительная записка для прояснения конкретной ситуации с точки зрения виновника событий, ее цель — разобраться в причинах тех или иных событий.

Как правило, работодатель предлагает сотруднику написать объяснительную в случае предполагаемого совершения тем дисциплинарного проступка — обязанность запросить у работника объяснение в таком случае прямо возложена на работодателя статьей 193 ТК РФ.

При этом у работника нет обязанности писать объяснительную записку, но если он этого не сделает, то работодатель может просто составить акт об отказе и применить дисциплинарное взыскание и без объяснений работника. Поэтому в ряде случаев дать объяснения все-таки стоит: возможно, никакой вины на работнике и нет.

Объяснительная записка пишется в произвольной форме с указанием даты ее составления и адресата (руководителя организации) и подписывается работником.

Обязательными реквизитами объяснительной записки являются:

• наименование организации;
• данные получателя записки, с указанием ФИО должностного лица;
• само наименование — «Объяснительная записка»;
• дата составления и зарегистрированный номер документа;
• подзаголовок к тексту записки (например: «О …», «Касательно …»);
• непосредственно текст пояснения;
• составитель и подпись.

Источники информаци:

• bizneshaus.ru — правила оформления докладной, служебной и объяснительной записок;
• working-papers.ru — объяснительная записка;
• blanker.ru — как написать объяснительную записку.

Дополнительно на Genon.ru:

• Как составить служебную записку?
• Какие есть виды документов?