Государственный надзор и контроль за соблюдением всеми работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, на территории РФ осуществляет федеральная инспекция труда посредством проверок, обследований, выдачи обязательных для исполнения предписаний об устранении нарушений, составления протоколов об административных правонарушениях в пределах полномочий, подготовки других материалов (документов) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ (часть первая ст. 353 ТК РФ, часть первая ст. 356 ТК РФ).
В силу части первой ст. 360 ТК РФ порядок проведения проверок должностными лицами федеральной инспекции труда определяется ратифицированными РФ конвенциями Международной организации труда по вопросам инспекции труда, ТК РФ, иными федеральными законами, в том числе Федеральным законом от 26.12.2008 N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" (далее — Закон N 294-ФЗ), а также решениями Правительства РФ.
Следует учитывать, что в соответствии с ч. 5 ст. 27 Закона N 294-ФЗ до 01.07.2011 положения этого закона, устанавливающие порядок организации и проведения проверок в части, касающейся вида, предмета, оснований проверок и сроков их проведения, не применяются при осуществлении государственного контроля (надзора), указанного в ч. 4 ст. 1 Закона N 294-ФЗ, куда входит и организация и проведение проверок при осуществлении контроля и надзора в сфере труда.
О проведении внеплановой выездной проверки юридическое лицо, в соответствии с ч. 16 ст. 10 Закона N 294-ФЗ, уведомляется органом государственного контроля (надзора), органом муниципального контроля не менее чем за двадцать четыре часа до начала ее проведения любым доступным способом.
Однако государственный инспектор труда может уведомлять о своем присутствии работодателя или его представителя, если только не считает, что такое уведомление может нанести ущерб эффективности контроля (часть третья ст. 360 ТК РФ). Особый порядок проведения инспекционных проверок установлен исключительно для организаций, перечисленных в части четвертой ст. 360 ТК РФ.
Таким образом, государственный инспектор труда не обязан уведомлять организацию о проведении проверки, организованной по жалобе работника, если посчитает, что в результате этого снизится эффективность проверки. Также уведомление не требуется, если в результате деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя причинен или причиняется вред жизни, здоровью граждан, вред животным, растениям, окружающей среде, безопасности государства, а также возникли или могут возникнуть чрезвычайные ситуации природного и техногенного характера (ч. 17 и п. 2 ч. 2 ст. 10 Закона N 294-ФЗ).
Государственные инспекторы труда при проведении проверок имеют право запрашивать у работодателей и их представителей и безвозмездно получать от них документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций (ст. 357 ТК РФ).
Так как федеральная инспекция труда наделена большим объемом полномочий по проверке соблюдения работодателями трудового законодательства, то не представляется возможным дать исчерпывающий перечень документов, которые может потребовать этот орган при осуществлении контрольных мероприятий.
Для начала посмотрим, какие документы могут оказаться под бдительным оком государственного инспектора по труду. Такая шпаргалка будет не лишней в любом случае, даже если официальные гости вас не посетят. Самые главные документы, что называется, «паспорт» организации – это Устав и Учредительный договор (если фирму создавали несколько человек). Затем переходим к собственно «трудовым» документам, которые касаются всех сотрудников. К ним относятся:
- коллективный договор,
- штатное расписание,
- табели учета рабочего времени,
- правила внутреннего распорядка,
- график отпусков,
- журналы и книги (журнал учета движения трудовых книжек, приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, журнал учета командировок, журнал ознакомления с инструкцией по охране труда),
- ведомости по заработной плате.
На каждого работника должны быть оформлены:
- трудовой договор,
- личная карточка,
- приказы (о приеме, об отпуске, о поощрении, о командировках, о прекращении трудового договора, о применении дисциплинарного взыскания и т. д.) и основания к ним (заявление, акт, объяснительная, трудовой договор),
- трудовая книжка,
- записки-расчеты по выдаче зарплаты.
Следующий тип документов не относится к категории обязательных, но тоже может понадобиться. Прежде всего это Положение об оплате труда; если таковые имеются, то – уточнения к трудовым договорам; должностные инструкции (если не все обязанности оговорены в контракте); Положение об аттестации, если она проводилась; Положение о коммерческой тайне, если есть отсылочная норма в трудовом договоре.
В компаниях с большим штатом сотрудников рекомендуется завести журналы: учета приказов по личному составу, учета трудовых договоров, учета медицинских осмотров, учета военнообязанных и лиц, подлежащих призыву, регистрации входящих и исходящих документов. Это поможет не только при проверке, но и в текущей работе.
Наличие правоустанавливающих документов – это только половина успеха; все они должны быть оформлены надлежащим образом. Типовые приказы и документы делаются по установленной форме. Помните, что все заявления пишет от руки сам работник, и что на соответствующих приказах необходим его автограф. Будет лучше, если журналы будут в твердой обложке, с клеевым переплетом, прошнурованы, пронумерованы на каждой странице, в конце – информация об общем количестве страниц, подпись, и печать.
Для упрощения делопроизводства и экономии времени – как вашего, так и инспектора по труду, можно составить списки отдельных категорий работников, требующих «особого подхода». К ним относятся несовершеннолетние, инвалиды, будущие матери, сотрудницы с детьми до трех лет, одинокие родители, занятые на вредных (опасных) работах.
Источники информации:
- — какие кадровые, бухгалтерские документы и за какой период имеет право запросить трудовая инспекция;
- — что проверяет трудовая инспекция;
- — трудовая инспекция.