Трудовая книжка — официальный персональный документ российского гражданина, достигшего возраста 14 лет, впервые получающий оформление с момента начала его трудовой деятельности, при первом поступлении его на работу — трудоустройстве, и отражающий индивидуальную информацию о нем: личные данные (фамилию, имя, отчество), дату и год рождения, образование, профессию и специальность.
Документу присваивается регистрационный номер, и, в соответствии с положениями законов о труде, фиксирующаяся в нём должность, все изменения и любая информация о взаимоотношениях с работодателем удостоверяются личной подписью владельца и заверяются подписью ответственного лица отдела кадров организации (работодателя), где трудовая книжка и хранится вплоть до увольнения работника, при переходе на другое место работы трудовая книжка выдаётся ему на руки, а при оформлении трудовых отношений с новой организацией передаётся в её отдел кадров.
Образец заполнения трудовой книжки
Правила оформления титульного листа трудовой книжки и внесение в него изменений регламентируются . Как правило, здесь у кадровиков вопросов не возникает.
При оформлении трудовой книжки в нее необходимо внести следующие сведения о работнике:
- фамилия, имя, отчество;
- дата рождения (число, месяц, год);
- образование;
- профессия, специальность.
После того как будут заполнены данные работника на титульном листе, на нем следует поставить печать организации и подписи сотрудника кадровой службы оформляющего трудовую книжку и ее владельца.
Зачастую вызывает трудности заполнение строки «Профессия, специальность». Многие бухгалтеры и кадровики считают, что указывать нужно и профессию, и специальность. Однако в дипломах есть информация о чем-то одном: либо о специальности, либо о профессии. Одновременно профессия и специальность не указываются.
Кроме того, во всех дипломах есть сведения о квалификации. Ее в трудовую книжку вписывать не нужно. Нужно обратить внимание: в строке «Профессия, специальность» должность, на которую поступает работник, также не указывается.
За время трудовой деятельности у сотрудника могут поменяться анкетные данные (например, фамилия), он может получить дополнительное образование, у него может появиться новая профессия. Как отразить эти изменения в трудовой книжке?
Если нужно исправить фамилию, имя, отчество или дату рождения, алгоритм действий такой. Устаревшие данные зачеркиваются одной чертой, а рядом вписываются новые сведения ().
Безусловно, указанные исправления можно внести только на основании соответствующих документов (паспорта, свидетельства о рождении, свидетельства о браке, свидетельства о расторжении брака, свидетельства об изменении фамилии, имени, отчества и др.).
Поэтому на внутренней стороне обложки обязательно должна быть ссылка на номер и дату того документа, на основании которого внесены изменения. Такая ссылка должна быть заверена подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы). Основание — .
Информация о полученном новом образовании, профессии, специальности вносится путем дополнения имеющихся записей (если они есть) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (). Заметим, что инструкция не содержит требований о том, что на внутренней стороне обложки нужно сделать ссылку на документы, подтверждающие полученное образование.
Заполнение раздела «Сведения о работе»
Правила заполнения сведений о работе и исправления этих записей приведены в .
Как показывает практика, бухгалтеры или кадровики часто используют в трудовых книжках сокращения. Между тем и установлено, что в трудовой книжке они недопустимы. Например, нельзя писать «Пр.» вместо слова «Приказ» и «Расп.» вместо «Распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т. д. Аналогично нельзя сокращать слова «пункт», «часть», «статья» и «Трудовой кодекс Российской Федерации».
Каждый бухгалтер знает, что неправильную запись в трудовой книжке можно исправить. А вот как правильно это сделать, помнят не все. Поэтому и ошибки в разделе «Сведения о работе» встречаются чаще всего.
Основное правило таково: зачеркивать неправильную запись нельзя (). Чтобы исправить ошибку, нужно внести запись со следующим порядковым номером (он проставляется в графе 1). В графе 2 указывается дата внесения правильной записи. В графе 3 нужно написать, запись за каким номером считается недействительной, а в графе 4 продублировать дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя.
Из пункта следует, что исправления в трудовую книжку должен вносить тот работодатель, который допустил ошибку. Но в то же время новый работодатель также может внести исправительную запись на основании официального документа прежнего работодателя. Такими документами могут быть заверенные прежним работодателем копии приказов о приеме и увольнении работника.
А что делать в случае, если, например, организация, которая сделала неправильную запись, реорганизована или ликвидирована? Ответ на этот вопрос дает пункт . Исправление должен сделать правопреемник, а в случае ликвидации организации — работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (например, справки из архива).
При увольнении все записи, внесенные в трудовую книжку сотрудника за время его работы у работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (). Работник ставит подпись рядом с подписью работодателя или на следующей строке.
Источники информации:
- — заполнение трудовой книжки.
- — заполнение трудовых книжек в примере.
- — трудовая книжка, история.
- — постановление Министерства труда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».
- — постановление Минтруда России от 10.10.03 N69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»
- — постановление Минтруда России от 10.10.03 N69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек (Зарегистрировано в Минюсте РФ 11.11.2003 N 5219)
- — Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»)
- — Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках» (вместе с «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку») (Зарегистрировано в Минюсте РФ 24.12.2003 N 5356)